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Como planejar e organizar uma reunião
Realizar reuniões ainda pode ser um desafio inclusive para os profissionais mais experientes. Isto porque, este é um momento no qual estão envolvidos diversos profissionais que apresentam maneiras distintas de pensar e trabalhar e, portanto, conduzem ou validam ideias de forma completamente diferentes.
Antes de tudo, é preciso saber que quando nos reunimos devemos ter muita clareza de qual o objetivo desta reunião, para que seja possível resolver os problemas ou tópicos levantados de maneira séria e pragmática.
Quanto tempo deve durar uma reunião?
Ao acompanhar várias empresas podemos observar que reuniões com uma necessidade de duração de trinta minutos,podem levar mais tempo do que o necessário,se fizermos um levantamento do salário de cada pessoa presente neste evento, podemos imaginar o quanto está custando a empresa, por exemplo, uma reunião com duas horas de duração custará na faixa de R$10.000,00 para a organização.Em função disso é preciso valorizar e programar esse evento iniciando com uma pauta mínima contendo as ideias principais que serão abordadas durante o evento, desta maneira o encontro terá uma certa ordem para que as pessoas possam ter conhecimento sobre os assuntos que serão tratados e os que não devem estar ser abordados naquele momento,deste modo o tempo do evento será otimizando.
O que faz um mediador em uma reunião?
Um item fundamental para a reunião é a presença de um mediador. O mediador será responsável por fazer a gestão do tempo, ata, pauta e garantir que os pontos abordados estão em avanço. A reunião se torna muito mais eficaz com a presença de um mediador, assim é possível determinar o tempo adequado para este evento, otimizando o seu desempenho.
Como organizar o conteúdo de uma reunião?
No que se refere aos conteúdos a serem discutidos, faz-se necessário que o responsável por iniciar as discussões seja claro e objetivo em suas comunicações, não sendo redundante ou prolixo. Desta maneira, será possível discutir os assuntos pautados, de modo ponderado, proporcionando a compreensão do que está sendo proposto e a condição de que outros participantes possam oferecer seu ponto de vista.
Um aspecto a ser evitado durante as reuniões são os assuntos paralelos não pertinentes ao momento. Os pontos tratados no evento devem ser levantados de maneira pragmática, seguindo o escopo proposto preliminarmente. Os assuntos devem ser abordados da forma mais clara possível, levando à uma tomada de decisão precisa e coerente.
Se você é um gestor ou tomador de decisão é fundamental que consiga expressar sua opinião e tomar decisões de maneira objetiva. Devemos respeitar o tempo de cada pessoa ao analisar determinado assunto ou tomar uma decisão, entretanto, refletir previamente sobre os assuntos que serão comentados será fundamental para que o processo de tomada de decisão seja mais rápido e a duração da reunião otimizada.
Não procrastine a tomada de decisão
É comum observarmos no mercado gestores inseguros que não se posicionam e acabam por postergar a tomada de decisão, isto pode fazer com que a empresa seja prejudicada ao atingir os resultados almejados.
Deve-se ressaltar que é preciso respeitar o tempo de cada indivíduo, contudo o gestor é um profissional que necessita estar a par da pauta para poder comparecer a reunião com decisões formatadas, visto que isso otimiza a duração do evento.O gestor agindo desta maneira influencia os profissionais que a sua volta a realizarem reuniões bem elaboradas.
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