Os segredos para um Gerenciamento de Riscos eficaz
Continuando o assunto que desenvolvemos há algumas semanas atrás, hoje gostaríamos de discutir um pouco mais sobre a abrangência do levantamento de riscos: o que considerar e como considerar?
Recomendamos que se considere para o levantamento de riscos aqueles aspectos relacionados à matéria-prima, desenvolvimento de pessoas, layout da empresa, mercado, clientes, variação do dólar etc. É preciso olhar para além do setor de vendas e produção.
A abrangência deve ser ampla o suficiente para que áreas referentes ao Jurídico, Ambiental, de Saúde e Segurança do Trabalho e Responsabilidade Social possam ser observadas e avaliadas quanto aos pontos que podem contribuir ou atrapalhar no tópico de abrangência de levantamento de riscos.
Neste sentido, é mais uma vez relevante destacar que o uso das ferramentas integradoras é muito importante, pois permite que as informações sejam compiladas em um único local.
Muito se utiliza a ferramenta SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats - ou, em português, Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), entretanto não é recomendável realizar apenas o uso do SWOT, pois nesta ferramenta se questiona as fraquezas e outros três itens investigativos (forças, oportunidades, e ameaças), mas deixa-se, comumente, outras questões importantes esquecidas.
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Exemplo de Ferramentas Integradoras:
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O uso do SWOT é fundamental para a organização, visto que proporciona informações importantes, contudo, não se pode ignorar a utilização de ferramentas integradoras, como estas descritas na tabela a seguir. Nesta metodologia integradora, todos os levantamentos cooperam para a construção de uma ferramenta estruturada que compila as informações necessárias.
Como estruturar um procedimento de gerenciamento de riscos?
Recomendamos que a metodologia de estruturação do procedimento se estabeleça sobre os seguintes pilares, conforme apresenta a imagem:
Levantamento qualitativo e quantitativo, para nortear e separar o que possui relevância para o momento,
Levantamento de ferramentas, avaliando quais serão desenvolvidas para cada risco identificado
Avaliação dos recursos humanos, financeiro e infraestrutura, sendo esse último ponto essencial, visto que na primeira etapa do método de estrutura do procedimento identificamos o risco, na segunda estabelecemos o qualitativo e, em seguida determinamos o que realmente é importante para o momento com a probabilidade e frequência, além da análise de investimento para tal gerenciamento.
A estrutura do procedimento nos faz refletir se o risco alto precisa ser trabalhado no momento presente ou em segunda ou terceira prioridade, isto porque, é necessário levar em consideração os recursos financeiros. É interessante trabalhar desta forma, pois assim será possível refinar a escala de prioridades e a partir disso saber qual risco trabalhar.
Como estabelecer um Plano de Ação
O estabelecimento de um Plano de Ação é ainda, para muitas empresas, o maior desafio, pois exige metodologia e disciplina!
Ao selecionar o risco principal é necessário implantar planos de ação, ou seja, um plano de trabalho com todas as prioridades definidas, cujas informações devem ser compartilhadas com o gestor, pois este poderá contribuir no desenvolvimento e na implantação do raciocínio do levantamento de riscos.
Na antiga versão da ISO 9001:2008 compreendia-se que algumas áreas não eram aderentes ao Sistema de Gestão e, portanto, não necessitavam contribuir. No entanto, atualmente, com a ISO 9001:2015 é claro que todos precisam contribuir com os planos de ação, fazendo com que a ferramenta 5W2H seja utilizada na empresa.
Como dar manutenção ao processo de Gerenciamento de Riscos?
Para oferecer manutenção aos levantamentos realizados é importante seguir os seguintes passos:
Documentar no procedimento periodicidade
Responsabilidades
Estabelecer vínculo com Gestão de mudanças
Focar na comunicação/divulgação
Envolver a organização nos diversos níveis
Em primeiro lugar, a documentação em um procedimento é essencial. Além disso, já que este material será divulgado a outras pessoas é prudente garantir que esse processo tenha periodicidade e onde o profissional responsável por realizá-los possua conhecimento de questões como: quem serão os envolvidos? Quais serão as responsabilidades de trabalho, revisão e divulgação para desenvolver o gerenciamento de risco e oportunidade ?
Além disso, destacamos que é importante estabelecer vínculos com gestão de mudanças, um conceito determinado pelas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. É imprescindível que quando algo for mudado na estrutura do negócio o profissional responsável revisite o levantamento de riscos .
Focar na comunicação e divulgação é essencial para que todos os colaboradores dentro da empresa, independente de nível hierárquico, sejam educados para desenvolver percepção de risco.
Envolver a organização no modelo de raciocínio voltado ao futuro é pensar sobre o desenvolvimento e sustentabilidade da empresa. A ISO 9001 e a ISO 14001 abordam uma visão do futuro e melhor maneira de conduzir a organização aos seus objetivos.
Além disso, para que se aprofunde mais neste importante tema, recomendamos o estudo das normas ISO 9000, ISO 9001 e ISO 31000. Todas estas são normas que abrangem conceitos de riscos.
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