Como gerenciar documentação de Saúde Ocupacional?
Gerenciar a documentação de saúde dos trabalhadores garantindo o acesso fácil e rápido, mas também seguro e que atenda todos os requisitos legais, não é uma tarefa simples. Nesse sentido, ter uma ferramenta com essa finalidade permite que a empresa vá além de uma simples emissão de PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) ou ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e, de fato, execute uma Gestão de Saúde.
O que é importante em um software de Saúde Ocupacional?
Existem alguns pontos importantes para considerar na hora de escolher o seu software:
LGPD: A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n° 13.709, de 14 de agosto de 2018) define algumas regras sobre tratamento de dados pessoais, visando proteger, entre outros, a privacidade dos indivíduos. Por serem considerados dados sensíveis, o cuidado com a forma de coleta, informação armazenada, meios de proteção e acesso são fundamentais para garantir a segurança dos pacientes. Portanto, entender como o software trata esses dados e preferencialmente buscar uma empresa com certificação na ISO 27001 (Gestão na Segurança da Informação) são diferenciais que devem ser avaliados.
Integração com outros sistemas: Com a entrada do eSocial, diversas informações de SST precisam ser enviadas para a plataforma do Governo, por esse motivo, assegure que sua ferramenta tem condições para transmitir esses dados ou que consiga se comunicar com outro software de mensageria. Além disso, é muito comum que as empresas possuam outros sistemas de Folha ou RH - nesses casos, ter uma ferramenta que consiga captar as informações e manter as plataformas atualizadas agiliza as rotinas e permite um melhor desempenho.
Entenda as suas dificuldades e as limitações da plataforma: Converse com quem de fato necessita do sistema e entenda quais são os maiores problemas no dia a dia. Verifique os benefícios da adoção ou substituição do software e quais são os possíveis ganhos de desempenho e melhorias no controle de informação. Entenda as dores e expectativas da equipe e transforme isso em pré-requisitos para a contratação do sistema.
Avalie como as informações são disponibilizadas: Para fazer uma Gestão de Saúde Ocupacional robusta é necessário que o seu sistema consiga gerar relatórios e indicadores de desempenho de saúde. Desta forma, avalie como esses dados podem ser apresentados ou meios de exportação para outras ferramentas, como o Power Bi (Microsoft). Ter essas informações de maneira estruturada possibilita a criação de campanhas direcionadas para os maiores desvios observados na empresa, promoção de qualidade de vida, controle do absenteísmo, além de maior agilidade na geração dos Relatórios Anuais/Analíticos exigidos pelo PCMSO.
Após a seleção da ferramenta, não esqueça de definir os requisitos para treinamento da equipe, bem como as responsabilidades de cada pessoa na condução das atividades e documente conforme a necessidade. Se possível, também faça feedback com os outros potenciais parceiros, apresentando os pontos determinantes para escolha e contribuindo para a melhoria dos demais sistemas.
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