Trabalhar com a investigação e tratamento de desvios e denúncias após a implantação de um Sistema de Gestão de Compliance é realmente um tema muito delicado. Isto porque, as reclamações e denúncias de compliance são eventos sérios e complexos que ferem um código de conduta. Esses desvios incluem: abuso verbal, abuso sexual, desvios financeiros, dentre outros assuntos muito sérios.
Portanto, algumas condutas são essenciais na abordagem e tratamento das denúncias de Compliance, como seguem abaixo:
Ética e Imparcialidade
É de suma importância que o responsável pela condução do comitê de Compliance seja alguém com fortes valores éticos e imparcialidade. Isto porque, normalmente quem investiga a empresa são profissionais que se relacionam, em maior ou menor grau, com os acusados dos desvios. Neste momento é, portanto, imprescindível saber gerenciar as relações pessoais e separá-las com delicadeza das medidas administrativas e jurídicas necessárias em um processo de tratamento de denúncias de Compliance, que podem, muitas vezes, incluir demissão.
Criação de um Comitê de Compliance
Um comitê de Compliance é um ambiente adequado para compartilhar as denúncias e que juntos, podem ser decididas as medidas mais adequadas para o tratamento daquele desvio. Desta forma, possibilita-se uma análise mais profunda mais densa do caso para uma tomada de decisão assertiva.
Envolva o jurídico
Envolva sempre o pessoal jurídico, da empresa ou terceirizado, para que eles possam trabalhar com minuciosidade fatores como: a forma com a qual a demissão será feita ou a restituição financeira requerida.
Envolva a área de Recursos Humanos
A área de Recursos Humanos tem um papel fundamental, pois em sua grande maioria, este é o setor responsável pelas medidas disciplinares e advertências. Portanto, o envolvimento da equipe de Compliance com o RH é essencial.
Dê preferência para conduzir o tratamento de desvios junto a pelo menos mais 2 ou três pessoas
Quando o desvio é mais leve, não há problema em conduzir individualmente o processo de tratamento. Entretanto, para evitar questionamentos acerca da imparcialidade do processo, a participação de dois ou três profissionais é uma ferramenta importante.
Sigilo
O processo de investigação e tratamento de denúncias de Compliance precisa ser conduzido de forma sigilosa, com a mínima exposição do trabalhador. Profissionalismo, confiabilidade e sigilo absoluto são, portanto, fundamentais para evitar curiosidades e fofoca.
Avaliação cautelosa
Para que você tenha segurança na tomada de decisão, inclua outros trabalhadores testemunhas no processo de investigação; avalie os documentos com cautela; acesse as câmeras da empresa e, se pertinente para o caso, avalie o comportamento daquele profissional. Converse inclusive com o profissional que foi denunciado e está sendo investigado e conheça também o seu posicionamento. Conecte todas as possibilidades para que você tenha segurança na investigação.
Busque sempre a verdade
Uma tomada de decisão, que pode incluir advertências e demissões, deve ser fundamentada exclusivamente na verdade, sem especulações ou investigações superficiais. Por isso, a investigação precisa ser conduzida de forma profissional. Lembre-se que investigação é um procedimento técnico e que pode ser aprendido, tal como as práticas de investigação executadas por peritos policiais e investigadores.
Aprofunde o seu estudo para conduzir investigações que respeitem os direitos das pessoas e os protocolos éticos. Implementa Compliance de verdade na sua empresa!
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