Como realizar uma Auditoria Interna?
O processo de auditoria interna é essencial para empresas certificadas ou que buscam certificação em normas 9001:20015, 14001:2015 ou 45001:2018, entretanto, estes processos são muito válidos mesmo para organizações que não ainda não apresentam certificação nessas normas.
O que é uma auditoria?
A auditoria é um dos ciclos mais importantes dentro dos processos de uma empresa, pois é uma metodologia que permite o aprendizado e ensino. Não há o que temer quando se trata de auditorias, pois aquele que trabalha bem seja para ser auditado ou auditar, entende que esse processo é de suma importância e valida a qualidade do que está sendo feito e, inclusive, cria oportunidades de melhoria para os processos como um todo.
Os eventos de auditoria trazem uma importante perspectiva sobre a empresa, ou seja, uma visão acerca da equipe, dos processos e de como os documentos estão sendo gerenciados. Entretanto, para que a auditoria funcione e atinja o seu objetivo, é necessário que ela esteja fundamentada em alguns preceitos básicos: o ritual da auditoria. Como então realizar uma auditoria interna?
Ritual de uma auditoria interna
O ritual da auditoria considera todo o desenvolvimento do processo, iniciado com a reunião de abertura e a apresentação da equipe, dos auditores (mesmo que internos), áreas que serão visitadas e quais processos serão conduzidos.
Depois disso, é importante que seja executado todo o planejamento respeitando a agenda e horários dos envolvidos, conduzindo de maneira responsável todo período de auditoria. Por fim, o evento deve ser concluído com uma reunião de encerramento, onde será entregue para a empresa uma devolutiva com os resultados, contendo os pontos positivos e os que necessitam de melhoria.
Como obter sucesso na auditoria interna?
Para se obter sucesso nesse ritual e, consequentemente na própria auditoria, outro requisito essencial é a qualificação da equipe. Caso opte-se por realizar o processo com auditores internos da própria organização, suas qualificações devem ser certificadas. Isto significa que para executarem este trabalho devem possuir consistência técnica e profundo conhecimento das normas, requisitos legais e dos aspectos técnicos que fazem parte da auditoria.
Habilidades necessárias para conduzir uma auditoria
Além da qualificação técnica, é necessário que os auditores possuam postura e responsabilidade, sendo capazes de influenciar as áreas envolvidas a pensar na gestão, tratando a auditoria como um processo de educação, um ambiente de construção e elevação do padrão de trabalho.
Além de quão preparada e capacitada essa equipe é, para que se alcance um bom resultado é imprescindível que as áreas recebam os auditores com humildade e respeito, enxergando-os como agentes que buscam conformidade e melhorias para a empresa. Lembre-se que auditor não é alguém que só visa encontrar erros e defeitos; esta mentalidade tornará o processo de auditoria muito mais saudável e proveitoso.
Como deve ser um relatório de uma auditoria?
Os relatórios da auditoria devem ser adequados e bem feitos, com boa escrita, sem erros gramaticais, bem formatados e sempre entregues no prazo, pois é baseado nesses documentos que a empresa irá conduzir as melhorias e executar os processos de ações corretivas e preventivas. Desta forma, executando corretamente todo o planejamento, a qualidade dos relatórios é de extrema importância para documentar todo o processo de auditoria.
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